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小贴士:停止这些烦人的电子邮件和签名
日期:2020年12月11日

电子邮件可以说是一种非正式的通信方式,但是发件人有时会将其带来一些让人不舒服的事。例如,我通常会从从未见过的人那里收到以“ Hey Steph”开头的电子邮件。我的家人,朋友和同事都称我史蒂芬(Steph),但陌生人不应该这么快就熟悉。还有“嘿”?我并不是要听起来很紧张,但整个问候语令人讨厌。

事实证明,我并不是唯一一个有这种感觉的人。员工体验平台Perkbox Insights最近对1,928名受雇的成年人进行了一项新研究,以找出哪些问候和闭幕词最使他们烦恼,并且“嘿”位居榜首。其他令人不快的开幕词包括“快乐星期五”和“可能与谁有关”,这听起来有些含糊但很正式。

问候您的收件人

根据这项研究,完美的工作电子邮件始于“嗨”。其他欢迎问候语包括“早上或下午好”,“你好”和“亲爱的”。

特拉华大学纽瓦克分校勒纳学院职业服务中心主任吉尔·潘特说,以“ Hi”开头表示发件人很高兴与收件人互动,并希望以积极的方式开始。

但是以“嘿”开头(尤其是如果不包括名字的话)会很快使人烦恼。潘特说:“请不要称呼我为‘嘿’。” “我有一个名字,所以在给我发送电子邮件之前,请先进行研究。”

但是,仅使用她的名字后跟逗号或冒号会使潘特感到不安。她说:“感觉就像是被打电话到校长办公室,因为我遇到了麻烦。” “这可能不是作者的意图,但这是我个人的理解方式。由于总是伴随着询问或要求,因此感觉不那么私人,而且更具交易性。电子邮件中几乎没有闲聊,例如“希望您度过了一个愉快的周末”,建立关系似乎并不重要。

纽约曼哈顿采购学院专业研究学院副院长劳拉·佩尔斯基(Laura Persky)说:“了解您的听众并发出适当的信息是有帮助的,我建议尝试使人们的语气或风格与如果可以的话,你在写谁。”

如何签署

根据这项研究,注销电子邮件的最佳方法是“亲切问候”。其他好的选择是“谢谢”或“问候”。工作电子邮件中最差的签名是“爱”,“热情”,“欢呼”和“最佳”。

马里兰大学位于马里兰州大学公园市的罗伯特·史密斯商学院的高级MBA职业教练,程序设计和外展活动执行副总监雷切尔·洛克(Rachel Loock)也告诫不要使用“热情”或“热情的问候”。

她说:“电子邮件的内容可能与热情的人无关。” ““欢呼声”只有在您是英国人,澳大利亚人或以后愿意为接收者提供饮料时才可接受。”

她补充说,以“预先感谢”结尾的电子邮件是很冒昧的:“它假设某人将满足您在电子邮件中所请求的请求,” Loock说。

Panté建议,如果您的电子邮件中包含大量信息,则最好在收尾时反映出来。 “对于这些较复杂的电子邮件,我通常会在结尾处写一些类似的内容,例如'我希望这对您有意义,我会适当地向自己解释。如果您有任何疑问或觉得打个电话会更好,请让我知道。 “在关闭电子邮件时,请不要忘了表达对这个人及其提供的帮助的感谢。很高兴收到一封电子邮件,以确保写信的人花时间来感谢您的辛勤工作。”

不要跳过细节

惹恼收件人的可能性可能使您害怕跳过问候或结束语,但谨慎行事会适得其反。超过一半的研究参与者表示,不打招呼是发电子邮件的最糟糕方法,而且有44%的人说没有签字是最糟糕的方法。

如果您不对电子邮件进行签名,潘特说读者可能会认为您很懒惰,不知道如何设置电子邮件签名,或者不关心或不认为这会对您有所帮助。读者知道你是谁。

“电子邮件很容易共享,” Persky说。 “重要的是要努力创建专业,写得很好并且经过校对的交流,因为您永远不知道谁最终会看到它。”